Wie mag bij dit speciale moment aanwezig zijn? Maak een gastenlijst en ga ervan uit dat tien procent niet komt. Als je het aantal gasten weet, kun je door met de locatie. Kies niet voor een te grote ruimte: niks zo ongezellig als lege plekken. Een feestje op een buitenlocatie heeft voordelen, maar zeker ook nadelen. Denk aan de kosten en extra werk. Versieren, leveranciers regelen voor drank, eten en toiletten. Het is geen geheim, maar om al je wensen te realiseren is het fijn als je tijdig begint met het benaderen van locaties en leveranciers. Locatie check? En door!
Niet schrikken, niet elk thema hoeft gepaard te gaan met volledig uitgedoste gasten in feestkostuums, maar een subtiele hint naar een kleur of bepaalde sfeer kan helpen. Denk hierbij aan een zomerfeest in de tuin, met als thema ‘gebroken wit en roze’. Dit kun je dan terug laten komen in de uitnodiging en aankleding.
Aan de slag met de uitnodiging. Ben extra duidelijk wie je uitnodigt als je specifieke wensen hierin hebt. Zijn kinderen wel of niet welkom? Zet het duidelijk op de uitnodiging om teleurstelling te voorkomen. De officiële uitnodiging stuur je zes tot acht weken van tevoren. Geef je een feest of vier je een bruiloft op een specifieke (buitenlandse) locatie of in een drukke periode, dan is het sturen van een save the date aan te raden. Handig: geef even aan of je gasten alvast de hele dag, avond of meerdere dagen mogen noteren in hun agenda.
We vragen in onze cultuur vaak niet om cadeaus, maar ga maar na: zelf geef je ook graag iets als je naar een feestje gaat. Daarom noem ik het ook het liever ‘cadeausuggesties’. Een envelopje kan dus prima. Helemaal leuk als je kort aangeeft als het voor die ene speciale reis is of nieuwe tuinmeubels bijvoorbeeld.
Er zijn op elk feestje, groot of klein, altijd keuzes te maken waardoor het echt een eigen feest wordt. Te beginnen bij binnenkomst. Een welkomstbord of lichtletters zorgen voor een persoonlijk, warm welkom. Een bord met gedrukte tekst in stijl van je uitnodiging met een herkenbaar element en tekst is de blikvanger van de dag! Kies een locatie die goed bij je past en ga voor eten en drinken dat je zelf ook echt lekker vindt. Denk aan je lievelingschips op tafel, je favoriete taart of speciaal geselecteerde wijn of cocktail. Vind je het leuk om een bedankje te geven na afloop? Kies bijvoorbeeld snoepjes die je zelf erg lekker vindt of stuur achteraf een kaart naar de gasten met een foto en persoonlijke boodschap. Voeg je meteen een linkje toe naar alle toffe foto’s en huppakee, de gasten hebben meteen een leuke herinnering. En daarover gesproken…
Tegenwoordig heeft iedereen een goede camera op de telefoon. Maar, om je gasten ook echt gasten te laten zijn, is het investeren in een fotograaf een goede tip. Dan heb je ook zeker een perfect plaatje van jouw knalfeest! Er zijn voor vele budgetten en wensen fotografen beschikbaar. Je hoeft de fotograaf ook niet noodzakelijk voor de hele avond in te huren. Je kan er ook voor kiezen om een photobooth te maken. Dan staan je gasten erop zoals ze zelf graag willen en met wie ze willen. Er zijn veel creatieve manieren om een eigen photobooth te maken met een achtergrond en wat props (verkleedspulletjes).
Bedenk vooraf of het handig is om een aantal mensen te betrekken bij de voorbereiding. Vele handen maken licht werk. Geef je de coördinatie van het feest zelf uit handen, zorg dan vooraf voor een planning met contactgegevens van de catering of dj. Achteraf bij het opruimen is het niet vanzelfsprekend dat mensen komen helpen, tenzij je het vraagt. Leuk: meteen alle verhalen delen van het feestje. Wedden dat je iets hebt gemist? Hoe goed je het ook plant, er zullen altijd dingen anders lopen. Het mooie is dat gasten dat vaak helemaal niet doorhebben, wijs ze er dus vooral niet op. Veel plezier met de voorbereidingen en vergeet vooral niet te genieten!
